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    应重视企业电子证据的合规性保存

    作者:赵立行   信息来源:民建中央网站   发布时间: 2016年12月09日
      
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      当代社会已经进入了一个电子的世界,手机、电脑和互联网把我们的生活实质性地带入了虚拟的空间。邮件、短信、微信、微博、电子银行已经成为我们个人生活,甚至成为企业开展业务的重要载体。然而,电子载体不但是我们健康生活的工具和载体,同样也成为犯罪分子的重要工具,我们所熟知的电信诈骗等等就是这方面的表现,在电子平台上,犯罪分子同样也留下了大量的不同于传统证据的证据。如今,越来越多的犯罪行为都带有了电子色彩。

      所有这些有意或无意留下的电子数据,尽管看似无形的,都是见证我们实际生活过程的事实,当这些事实进入法律诉讼阶段时,它们又都可能转化为法律意义上的事实。因此,电子信息记录自然会成为司法证据不可或缺的有机组成部分,并被实际运用到司法调查和司法裁判之中,否则,以电子为载体的新型犯罪和侵权行为都无法得到追究。因此,电子证据已经无所不在,它不但被大多数国家所承认,而且在很多国家中已经实质性地进入到了诉讼法和证据法的规定之中。

      据统计,如今全球已经有70多个国家及地区颁布了专门的电子证据立法,中国虽然稍晚,但是电子证据也已经以法律的形式得到确认。2012年3月14日,第十一届全国人民代表大会第五次会议审议通过了《关于修改(中华人民共和国形式诉讼法)的决定》,把“电子数据”作为一种独立的证据种类加以规定,首次以基本法律的形式确认了电子证据在刑事诉讼中的法律地位。同年,《民事诉讼法》和《刑事诉讼法》的修改,首创性地赋予电子证据作为主要证据形式的地位。最近,最高人民法院、最高人民检察院、公安部日前联合印发《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》,对电子证据做了更加详细的规定。

      一旦电子证据正式以法律的形式进入到诉讼法和证据法之中,它也就具备了法律所要求的证据的所有特征,也当然受到证据法对证据的一般约束。作为用于司法诉讼的证据,首先要求证据的合法性,其中主要是证据取得程序的合法性,从而避免侦查权的滥用;其次要求证据的真实性,即没有经过伪造、篡改、加工等等;再次要求证据和案件的基本关联性,也就是要证明证据的有效性;此外还要求证据的可采纳性。同时也会受到直接证据、传闻证据、最佳证据等规则的约束。所以,电子证据首先要符合证据法对传统证据的要求,否则就会和诉讼法和证据法的基本原理发生很大的冲突。

      但是,电子证据又是具有独特性的证据,它除了满足传统证据的特性之外,还有一些传统证据所不具备的特征。例如,一般而言,电子证据都存储在计算机存储系统中或者其他各种存储介质中,这是电子证据的外在载体。在内容形式上,电子证据是一种电子信息,实质上是一连串的1和0的数字组成的编码,这就需要对电子证据中蕴含的信息进行输出,必要时应当进行转化,将其变成具有直观性、可视的内容。其次,电子方式储存的信息容量惊人,电子证据一般都隐藏在这些庞大的数据信息量中,其中哪些信息是证据需要一个明确的过程。第三,电子储存信息的保存和删除方法独特,电子储存信息也可以以动态的形式存在,对电脑的日常操作都有可能改变或破坏电子储存信息。同时,数据电文与生成该信息的系统分离之后有可能不被识别,这就可能导致信息篡改的可能性。另外,电子证据时常与其他资料,特别是某些保密资料共处于同一个介质之中,不但难以固定证据而且可能受到保密特权的限制等等。这些特点都使得使用电子数据时面临着比传统证据更加复杂的问题。

      电子证据给当事人,尤其是企业提出了很高的要求。电子证据不但是企业进行日常经营所不可或缺的工具,而且在发生纠纷时,为了满足在民刑事案件中能在规定时间内提供有效证据这一要求,电子证据提供所面临不仅仅是在海量的数据中找到有效信息,而且还要在规定的时间内找到。同时电子证据提供必须满足司法中举证的功能,即与有效信息相关的部门、人员和时间等信息都应作为有效信息被保存。如果不能在规定的时间内发现有效信息,企业则有可能因为不能有效提供证据而面临败诉的危险,因此证据提供,尤其是复杂和庞大的电子证据提供,对企业而言不但是被动响应,而且还需要积极应对,制定面向整个企业机构的相关策略。

      电子证据的新发展,要求一个企业的法律人员要以法律顾问的角色参与到电子确认、收集和评估的流程中,保障与诉讼关联的信息得到保存,并为收集与企业相关的法律案件的证据提供法律意见;同时要求IT人员以技术人员的角色参与到电子开示处理、产出和传递的流程中,以保证所保存信息的可读性、真实性、完整性和安全性,以及在规定时间内最大限度发现有效信息,满足法律诉讼的需求。企业合规性地保存电子证据,已经成为应对经营风险和法律诉讼危险刻不容缓的课题。

      同时,为了能够使企业能够有效地保留和提供可用于司法诉讼的电子证据,还需要从立法层面对电子证据进行更加细致的规定,对电子证据的形式进行统一化的合规性规定,对电子证据的而保存介质和保存时间,对电子证据的保存范围、与证据相关的人员权利义务以及对向法庭提交证据的方式,以及不能合规保存和提交电子证据所应承担的责任等进行详细规定。只有这样,才能使企业电子证据的保存和提供有法可依,并减少企业在司法诉讼中因电子证据提供不力而造成的风险。

    责任编辑:彭娟娟
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